Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von notfall-management.de und portal.notfall-management.de verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. Sie gilt für die öffentlichen Seiten, für das Kundenportal und für den Verkauf der e-NFD Notfallkarte.

Stand: September 2026

Verantwortlicher

Jonathan Reinacher
Notfallmanagement
Wittbräucker Str. 133
44287 Dortmund
Telefon: 0152-52605999
E-Mail: team@notfall-management.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor. Fragen zum Datenschutz richten Sie an die oben genannte Adresse.

Notfallmanagement und e-NFD — zwei getrennte Stellen

Das ist die wichtigste Unterscheidung dieser Erklärung, weil sie darüber entscheidet, wer für welche Daten verantwortlich ist.

Notfallmanagement betreibt diese Website und das Kundenportal für Notfallkontakte, Vollmachten und Verfügungen. Notfallmanagement verkauft außerdem die e-NFD Notfallkarte im eigenen Namen und ist Ihr Vertragspartner für diesen Kauf.

Hersteller der Notfallkarte ist die e-NFD. Das Onlineportal, in dem Sie nach Erhalt der Karte Ihre Notfalldaten hinterlegen, wird von e-NFD betrieben, nicht von uns. Für die dort eingegebenen Daten — insbesondere Diagnosen, Medikamente und Allergien — ist e-NFD verantwortlich. Wir erhalten diese Daten nicht und haben keinen Zugriff darauf. Von uns bekommt e-NFD zur Ausführung Ihrer Bestellung Name und Lieferanschrift.

e-NFD ist dabei nicht unser Auftragsverarbeiter, sondern eigenständig Verantwortliche: e-NFD entscheidet selbst über Zwecke und Mittel der Verarbeitung im Notfallplaner. Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung für die dort hinterlegten Daten machen Sie deshalb unmittelbar bei e-NFD geltend. Es gilt die Datenschutzerklärung von e-NFD: www.e-nfd.de/datenschutz.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf diesen Grundlagen der DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b — Vertrag: Für alles, was zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Vorbereitung eines Vertrages nötig ist. Das betrifft die Bestellung der Notfallkarte, die Zahlung, den Versand und den Zugang zum Kundenportal.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c — rechtliche Verpflichtung: Für steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrung und für die Bestätigungen, die das Gesetz bei Widerruf und Kündigung verlangt.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f — berechtigtes Interesse: Für den technischen Betrieb, die Sicherheit der Systeme und die Abwehr von Missbrauch. Unser Interesse ist ein funktionierender und sicherer Dienst; gegenläufige Interessen sind uns nicht ersichtlich, weil dabei keine Profile entstehen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a — Einwilligung: Wenn Sie sich in die Warteliste eintragen oder uns über ein Formular ansprechen. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen; die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.
• Art. 9 Abs. 2 lit. a — ausdrückliche Einwilligung: Für Angaben zur Gesundheit. Welche das sind und was daraus folgt, steht im nächsten Abschnitt.

Angaben zur Gesundheit

Angaben über Krankheiten, Diagnosen, Medikamente und Allergien sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt und nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erlaubt.

Solche Angaben hinterlegen Sie im Onlineportal von e-NFD, nicht bei uns. Dort werden sie erhoben, dort liegen sie, und dort wird die Einwilligung eingeholt. Wir haben darauf keinen Zugriff.

Im Kundenportal von Notfallmanagement erfassen Sie Notfallkontakte, Vollmachten und Verfügungen. Eine Patientenverfügung oder die Benennung eines Bevollmächtigten für Gesundheitsangelegenheiten kann Angaben enthalten, die sich auf Ihre Gesundheit beziehen. Sie tragen diese Angaben freiwillig ein; mit dem Eintragen erklären Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung in ihre Verarbeitung zum Zweck der Erstellung der Vollmachten und Verfügungen. Ohne diese Angaben können die Dokumente nicht erstellt werden. Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen; wir löschen die Angaben dann, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Welche Daten wir verarbeiten

Beim Aufruf der Website:

Beim Aufruf einer Seite überträgt Ihr Browser technisch notwendige Daten an unseren Hoster: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode und die Angaben zu Browser und Betriebssystem. Diese Daten fallen bei jedem Abruf im Internet an und sind für die Auslieferung der Seite nötig. Sie werden in Serverprotokollen gespeichert und nicht mit anderen Daten zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es findet keine Reichweitenmessung und keine Analyse Ihres Verhaltens statt.

Im Kundenportal:

Wenn Ihr Berater Sie einlädt, legen wir ein Konto zu Ihrer E-Mail-Adresse an. Im Portal erfassen Sie Ihre persönlichen Angaben, Ihre Notfallkontakte und die Angaben, die für Vollmachten und Verfügungen gebraucht werden. Dazu können gehören: Name, Geburtsdatum und -ort, Anschrift, Telefonnummern, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf sowie Angaben zu den von Ihnen benannten Personen.

Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Personalausweisnummer und IBAN werden in der Datenbank zusätzlich verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM). Der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank. Wer die Datenbank hätte, könnte diese Felder ohne den Schlüssel nicht lesen.

Beim Kauf der Notfallkarte:

Für die Bestellung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Lieferanschrift, Ihre E-Mail-Adresse sowie die Angaben zur Zahlung und zum Abonnement (Betrag, Zeitpunkt, Status). Zahlungsdaten wie Kartennummer oder IBAN erreichen unsere Server nicht — die Eingabefelder dafür stellt Stripe in einem eigenen Fenster innerhalb der Seite bereit.

Bei Widerruf und Kündigung:

Erklären Sie über die Schaltflächen auf dieser Website einen Widerruf oder eine Kündigung, verarbeiten wir die Angaben, die Sie dort machen: Name, die Angabe zum Vertrag, die E-Mail-Adresse für die Bestätigung und bei einer Kündigung zusätzlich Art, gegebenenfalls Grund, Anschrift und gewünschter Endtermin. Diese Angaben verlangen § 356a und § 312k BGB. Die Erklärung wird nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern als E-Mail in unserem Postfach abgelegt.

Bei Formularen auf der Startseite:

Tragen Sie sich in die Warteliste ein oder melden sich mit einer Einladung, speichern wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer sowie Ihre Einwilligung. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ein verstecktes Feld im Formular dient allein der Abwehr automatisierter Eintragungen; ausgefüllt wird es nur von Programmen.

An wen Daten weitergegeben werden

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb oder die Erfüllung des Vertrages nötig ist. Mit den folgenden Dienstleistern bestehen Verträge über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; sie verarbeiten die Daten nur nach unserer Weisung.

• Vercel Inc., USA — Hosting: Die Website und das Portal laufen bei Vercel. Die Auslieferung erfolgt aus der Region Frankfurt am Main. Ein Zugriff aus den USA ist nicht ausgeschlossen; Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und, soweit Vercel dort gelistet ist, das EU-US Data Privacy Framework.
• Supabase — Datenbank und Anmeldung: Alle im Portal erfassten Daten liegen in einer Datenbank in der EU (Frankfurt am Main). Supabase versendet außerdem die E-Mails zur Einladung, Anmeldung und Adressänderung.
• Stripe Payments Europe, Ltd., Irland — Zahlungen: Für den Kauf der Notfallkarte. Stripe erhält Name, E-Mail-Adresse, Anschrift, Betrag und die Zahlungsdaten, die Sie in die Felder von Stripe eingeben. Stripe ist insoweit eigenverantwortlich, als es die Zahlung abwickelt und gesetzlichen Pflichten unterliegt. Beim Aufruf der Bestellseite wird ein Skript von Stripe geladen; nutzen Sie Apple Pay oder Google Pay, erhalten zusätzlich Apple oder Google die für die Zahlung nötigen Angaben.
• Microsoft Ireland Operations Ltd. — E-Mail: Das Postfach team@notfall-management.de wird bei Microsoft 365 geführt. Darüber gehen die Bestätigungen für Widerruf und Kündigung hinaus, und dort liegt unsere Korrespondenz mit Ihnen.
• Eigener Server für die Dokumenterzeugung: Aus Ihren Angaben entstehen Anschreiben und Dokumente als PDF. Das erledigt ein von uns selbst betriebener Server in einem Rechenzentrum in Deutschland. Die Daten werden dort nur für die Dauer der Erzeugung verarbeitet und nicht gespeichert.
• Make (Celonis SE) — Ablaufsteuerung: Löst Ihr Berater die Bestellung aus, werden die dafür erzeugten Dokumente und die zugehörigen Angaben über einen Automatisierungsdienst weiterverarbeitet, damit die Unterlagen beim Berater ankommen.
• e-NFD (RESCUEsoftware AG, Schweiz) — Hersteller der Notfallkarte: Erhält Name und Lieferanschrift, um die Karte auszustellen und zu versenden, und betreibt das Onlineportal für Ihre Notfalldaten als eigenständig Verantwortliche — nicht als unser Auftragsverarbeiter. Betreiberin ist die RESCUEsoftware AG, Strehlgasse 13, 6430 Schwyz, Schweiz; in Deutschland wird e-NFD durch die SAFETY.brands Germany UG (haftungsbeschränkt), Schillerstraße 41, 27472 Cuxhaven, vertreten und vertrieben. Ihre Angaben werden dabei in die Schweiz übermittelt. Für die Schweiz hat die Europäische Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO); zusätzliche Garantien sind deshalb nicht erforderlich.

Eine Übermittlung an andere Empfänger findet nicht statt. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Behörden erhalten Daten nur, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet sind.

Ihr Berater und das CRM

Ihr Vorgang wird von genau einem Berater betreut. Dieser Berater sieht Ihre Angaben, sobald Sie sich erstmals angemeldet haben; andere Berater sehen sie nicht. Die Zugriffe erfolgen serverseitig erst nach Prüfung, ob der jeweilige Berater den jeweiligen Vorgang sehen darf.

Um Tippfehler zu vermeiden, kann Ihr Berater Angaben aus dem Kundensystem seines Vertriebs übernehmen. Das geschieht über eine Browsererweiterung auf seinem Rechner: Sie liest die Angaben aus dem geöffneten Kundensystem und schlägt sie im Formular vor. Die Angaben nehmen dabei den Weg über den Browser des Beraters und nicht über unsere Server. Ausgefüllte Felder werden dabei nie mit einem leeren Wert überschrieben — vorgeschlagen wird, entschieden wird von einem Menschen.

Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen trägt Ihr Berater bereits bei der Einladung ein, also bevor Sie diese Anwendung zum ersten Mal sehen. Diese Angaben stammen damit nicht von Ihnen selbst, sondern von ihm — worüber wir Sie nach Art. 14 DSGVO an dieser Stelle unterrichten. Die Einladungs-E-Mail verweist auf diese Erklärung.

Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Cookies zur Analyse, für Werbung oder zur Wiedererkennung über Websites hinweg. Deshalb gibt es auf diesen Seiten auch kein Einwilligungsfenster: Es gibt nichts einzuwilligen.

Technisch notwendig sind zwei Dinge. Melden Sie sich am Portal an, wird ein Cookie gesetzt, das Ihre Sitzung hält; ohne es müssten Sie sich bei jedem Seitenwechsel neu anmelden. Es endet mit der Abmeldung oder mit dem Ablauf der Sitzung. Auf der Bestellseite setzt Stripe eigene Cookies, die zur Abwicklung der Zahlung und zur Betrugserkennung gebraucht werden. Grundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG, weil beides für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist.

Wie lange wir Daten speichern

• Angaben aus dem Kundenportal bleiben, solange Ihr Vorgang bearbeitet wird und Sie das Konto behalten. Auf Ihren Wunsch löschen wir sie.
• Rechnungen, Bestelldaten und Buchungsbelege bewahren wir zehn Jahre auf. Das verlangen § 147 AO und § 257 HGB; eine Löschung ist in dieser Zeit nicht möglich, die Verarbeitung ist auf die Aufbewahrung beschränkt.
• Erklärungen zu Widerruf und Kündigung samt Bestätigung bewahren wir drei Jahre auf — so lange können Ansprüche daraus geltend gemacht werden.
• Eintragungen in die Warteliste löschen wir, wenn der Zweck erledigt ist oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
• Serverprotokolle werden von unserem Hoster nach kurzer Zeit gelöscht; sie dienen nur dem Betrieb und der Sicherheit.

Sicherheit der Verarbeitung

Alle Verbindungen zu dieser Website sind mit TLS verschlüsselt. Die Datenbank ist von außen nicht erreichbar; jeder Zugriff läuft über unseren Server und erst nach Prüfung der Berechtigung. Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Personalausweisnummer und IBAN sind zusätzlich einzeln verschlüsselt. Zahlungsdaten erreichen unsere Server nicht.

Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO die folgenden Rechte. Wenden Sie sich dafür an team@notfall-management.de; wir antworten innerhalb eines Monats.

• Auskunft (Art. 15) — welche Daten wir zu Ihnen verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16) — Falsches richtigstellen, Unvollständiges ergänzen.
• Löschung (Art. 17) — soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) — statt Löschung, wenn wir die Daten noch aufbewahren müssen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) — Ihre Angaben in einem gängigen Format.
• Widerspruch (Art. 21) — gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) — jederzeit und ohne Angabe von Gründen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich jederzeit bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für unseren Sitz zuständigen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
ldi.nrw.de

Änderungen dieser Erklärung

Ändert sich, wie wir Daten verarbeiten, ändern wir diese Erklärung. Den Stand finden Sie oben. Betrifft eine Änderung eine Verarbeitung, die auf Ihrer Einwilligung beruht, holen wir sie neu ein.